Communiceren met een Virtual Assistant

Je kunt natuurlijk wekelijks een mail sturen met alle informatie erin en wat je Virtual Assistant moet doen, maar is dat wel handig? En overzichtelijk? En hoe overleg je met een Virtual Assistant?

(Te)Veel manieren van communiceren

Je kunt op diverse manieren communiceren met je Virtual Assistant; via mail, WhatsApp, telefoon, Skype, Zoom of via een projectmanagement tool. Maar wat nu als dat allemaal door elkaar gaat lopen? De een vergeet in te loggen op de tool, de ander reageert via WhatsApp op een mail of misschien heb je zelf op dit moment helemaal geen goed systeem voor je taken, waardoor je dit ook niet goed kunt overdragen? Je kunt je voorstellen dat dit de samenwerking met je VA niet ten goede komt.

Overleggen

Het lijkt lastig om met een Virtual Assistant te overleggen, omdat ze niet naast je op kantoor zit. Echter is een overleg met een Virtual Assistant niet anders dan met een collega op kantoor, alleen plan je deze vooraf in. Het werkt zelfs effectiever, want het scheelt je tijd. Een overleg vindt via Skype of Zoom plaats, je bespreekt de meest urgente zaken en wordt niet gestoord door andere collega’s.

Via een projectmanagementtool

Ik ben zelf fan van Wunderlist. Je kunt daar mappen per klant maken, deze delen met de klant, taken toewijzen, notities maken, documenten toevoegen, herinneringen en einddatums instellen. En als een taak is afgerond, kan je deze heerlijk afvinken! I love it! En daar zal ik vast en zeker niet de enige in zijn.

Waar Wunderlist prima is om taken af te kunnen vinken, is het voor projecten waar je afhankelijk bent van derden (denk hierbij bijvoorbeeld aan het plannen van een event) handiger om met bijvoorbeeld Trello of Asana te werken. Je kunt het project in stappen volgen en dus altijd zien hoever het met project staat. Ook hier kun je in teams samenwerken, documenten toevoegen, notities maken en einddatums instellen. Projectmanagement tools zijn voor een Virtual Assistant heel praktisch, want zij heeft in 1 tool al haar klanten bij elkaar, mits haar klanten met dezelfde tools werken uiteraard.

Of toch via mail?

Maar mocht je nou geen fan van tools of apps zijn, alhoewel je deze gewoon open kan zetten op je desktop of mobiel, dan is e-mail natuurlijk ook prima. Als je hier een goede structuur in aanbrengt en dit beiden naleeft, dan werkt dat zeker ook prima.
Maar hoe doe je dat op een manier dat het overzichtelijk blijft? Door per taak een e-mail te sturen. Zet in het onderwerp duidelijk wat de taak is, hoe hoog de prioriteit is en wanneer de einddatum is. In de mail plaats je de omschrijving, details en eventueel de benodigde documenten. Let hierbij wel op dat je in de mail niet per ongeluk nog andere taken vermeld, houd het bij de taak van het onderwerp en zo concreet mogelijk.

Creëer duidelijkheid

Afspraken maken is the key! Bespreek van tevoren hoe je wilt communiceren. Is er een wijze die je voorkeur heeft? Wat werkt voor beiden prettig? Maak dat vooraf duidelijk en leg dat ook vast. Als je samen consequent volgens de afspraken werkt, dan is de samenwerking met een Virtual Assistant iets wat je al veel eerder had moeten doen!

Wil je meer weten? Neem dan contact met mij op!

Je kunt natuurlijk wekelijks een mail sturen met alle informatie erin en wat je Virtual Assistant moet doen, maar is dat wel handig? En overzichtelijk? En hoe overleg je met een Virtual Assistant?
Je kunt natuurlijk wekelijks een mail sturen met alle informatie erin en wat je Virtual Assistant moet doen, maar is dat wel handig? En overzichtelijk? En hoe overleg je met een Virtual Assistant?

Laat een reactie achter