samenwerking-virtual-assistant

Je hebt eindelijk het juiste besluit genomen om een Virtual Assistant in te schakelen en nu? Hoe start je?

Bepaal welke taken je wilt uitbesteden

Om na te gaan welke taken je wilt uitbesteden aan een virtual assistant zal je eerst een goed inzicht moeten krijgen in welke taken je allemaal uitvoert op een dag, in een week of een jaar. Schrijf dus voor jezelf eens op welke taken je allemaal doet en noteer hierbij ook de tijd dat je hieraan bezig bent. Dat is niet alleen handig om inzicht te krijgen in het aantal uit te besteden uren, maar ook om een financiële inschatting te maken. Nu kun je beslissen welke taken je wilt uitbesteden en hoeveel uur je in de week of maand nodig hebt en kun je een afspraak maken met een virtual assistant.

Kennismaking

Tijdens het eerste contact (live of virtueel) zal je elkaar beter leren kennen, zowel persoonlijk als zakelijk. Een virtual assistant wil graag meer over jou en je werkzaamheden weten, maar andersom is ook zeker waardevol. Hiermee kan je bepalen of er een klik is met elkaar. Je gaat immers een nauwe samenwerking aan. Bedenk dus goed wat jij wilt weten van je virtual assistant, wat is belangrijk in haar leven, waarom is zij virtual assistant geworden. Heeft de virtual assistant dezelfde waarden en overtuigingen als jij?

Maak duidelijke afspraken

Wat wordt er verwacht van de virtual assistant? Welke taken gaat zij overnemen van jou? Hoeveel uur in de week of maand is er nodig? Dat weet je al, want dat heb je vooraf bijgehouden. Zorg dat er afspraken gemaakt worden over hoe de communicatie plaats gaat vinden en hoe het werk aangeleverd moet worden. Zijn er deadlines. Kies voor een manier dat voor beiden werkt. Hoe completer de overdracht, hoe beter de samenwerking zal verlopen. Het maken van goede afspraken komt de lange termijn relatie ten goede.

Vastleggen van de afspraken

Een virtual assistant zal vaak met een pakket met een vast aantal uur werken, maar de mogelijkheid bestaat ook gebruik te maken van losse uren (strippenkaart) of op projectbasis. Meestal wordt er een proefperiode van 3 maanden afgesproken met daarna een opzegtermijn. Facturatie vindt vaak plaats voor aanvang van de werkzaamheden plaats. Al deze afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst.

Vertrouwen

Je zult een virtual assistant moeten vertrouwen, je zal haar toegang moeten geven tot platforms en kanalen. Welke gegevens zijn noodzakelijk om te delen? Als je je mailbox bij wilt laten houden, dan zal ze toegang moeten krijgen tot die mailbox. Als de boekhouding gedaan moet worden, dan krijgt ze inzage in jouw financiële bedrijfsvoering. Vertrouwen in je virtual assistant is heel belangrijk.

Evalueer samen

Om tot een waardevolle samenwerking te komen is het belangrijk om de eerste 3 maanden voldoende tijd in te plannen om te evalueren. Alleen op die manier kun je goed op elkaar afgestemd raken. Bespreek wat er goed gaat en wat beter kan. Dit op een manier van waarderende communicatie. En ja, dit kost tijd en energie, maar het zal je zoveel opleveren.

Wil je meer weten over het samenwerken met een virtual assistant? Neem dan contact met mij op! Ik vertel je er graag over.

Je hebt eindelijk het juiste besluit genomen om een Virtual Assisant in te schakelen en nu? Hoe start je?
Je hebt eindelijk het juiste besluit genomen om een Virtual Assisant in te schakelen en nu? Hoe start je?

Laat een reactie achter